מדיניות רישום ציבורי עבור העיר סביירוויל, TN

בהתאם ל-Tenn Code Ann. § 10-7-503(g), מדיניות הרשומות הציבוריות הבאות עבור העיר סביירוויל, TN מאומצת בזאת על ידי מועצת ראש העיר ורבע הדין כדי לספק גישה חסכונית ויעילה לרישומים ציבוריים כפי שנקבע במסגרת חוק הרשומות הציבוריות של טנסי ( "TPRA") ב-Tenn. Code Ann. § 10-7-501 ואילך.

ה-TPRA קובע כי כל רישומי המדינה, המחוז והעירייה יהיו פתוחים בכל עת במהלך שעות הפעילות לבדיקה אישית על ידי כל אזרח במדינה זו, והאחראים על הרישומים לא יסרב זכות בדיקה כזו לאף אזרח, אלא אם כן נקבע אחרת בחוק המדינה. ראה טנ קוד אן. § 10-7-503(א)(2)(א). לפיכך, יש להניח שהרישומים הציבוריים של העיר סביירוויל, TN פתוחים לבדיקה אלא אם כן נקבע אחרת בחוק.

אנשי העיר סביירוויל, TN יספקו בזמן וביעילות גישה וסיוע לאנשים המבקשים לצפות או לקבל עותקים של רשומות ציבוריות. אין להשתמש בהוראות של מדיניות זו כדי למנוע גישה לרשומות ציבוריות. עם זאת, היושרה והארגון של הרשומות הציבוריות, כמו גם התפעול היעיל והבטוח של העיר סביירוויל, TN יהיו מוגנים כקבוע בחוק הנוכחי. יש לפנות לחששות לגבי מדיניות זו לרכז הבקשות לרשומות ציבוריות בעיר סביירוויל, TN או ליועץ המשפטי של משרד הרשומות הפתוחות של טנסי ("OORC").

פוליסה זו זמינה לעיון ושכפול במשרד מנהל העירייה. בנוסף, מדיניות זו מתפרסמת באינטרנט בכתובת www.seviervilletn.org. מדיניות זו תיבדק לפי הצורך.

מדיניות זו תיושם באופן עקבי בכל המשרדים, המחלקות ו/או החטיבות השונות של העיר סביירוויל, TN.

א. הגדרות:

א. אפוטרופוס רשומות: המשרד, הפקיד או העובד האחראי כדין למשמורת ישירה ולטיפול ברשומה ציבורית. ראה טנ קוד אן. § 10-7-503(א)(1)(ג). האפוטרופוס של הרשומות אינו בהכרח המכין או המקבל המקורי של הרשומה.

ב. רשומות ציבוריות: כל המסמכים, הניירות, המכתבים, המפות, הספרים, הצילומים, המיקרופילמים, הקבצים והפלט של עיבוד נתונים אלקטרוניים, סרטים, הקלטות קול או חומר אחר, ללא קשר לצורה או מאפיינים פיזיים, שנעשו או התקבלו בהתאם לחוק או פקודה או בקשר לעסקה של עסקים רשמיים על ידי סוכנות ממשלתית כלשהי. ראה טנ קוד אן. § 10-7-503(א)(1)(א).

ג. מתאם בקשות לרשומות ציבוריות: האדם, או האנשים, המוגדרים בסעיף III, A.3 של מדיניות זו, אשר מוטלת או מוטלת באחריות להבטיח שבקשות לרישומים ציבוריים ינותבו לאפוטרופוס הרשומות המתאים ויתמלאו בהתאם ל- ה- TPRA. ראה טנ קוד אן. § 10-7-503(א)(1)(ב). מתאם בקשת הרשומות הציבוריות עשוי להיות גם אפוטרופוס רשומות.

ד. מבקש: אדם המבקש גישה לרשומה ציבורית, בין אם זה לצורך בדיקה או שכפול.

II. בקשת גישה לרישומים ציבוריים

א. בקשות לרשומות ציבוריות יוגשו לרכז בקשות הרשומות הציבוריות ("PRRC") או למי שמונה לה או באמצעות הגשה מקוונת על מנת להבטיח שבקשות לרשומות ציבוריות ינותבו לאפוטרופוס הרשומות המתאים ויתמלאו בזמן.

ב. לא ניתן לדרוש בקשות לבדיקה בלבד בכתב. ה-PRRC יבקש דואר או כתובת דואר אלקטרוני מהמבקש למתן כל תקשורת בכתב הנדרשת במסגרת ה-TPRA.

ג. בקשות לבדיקה יכולות להיעשות בעל פה או בכתב על גבי טופס א' ב-City of Sevierville, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, או ב-City of Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd. ., Sevierville, TN 37862, או בטלפון 865-868-1695, או בדוא"ל אל כתובת דוא"ל זו מוגנת מפני spambots. אתה צריך לאפשר Javascript בכדי לצפות בה., או באינטרנט בכתובת www.seviervilletn.org.

ד. בקשות להעתקים, או בקשות לבדיקה והעתקים, יוגשו בכתב על גבי טופס A באופן אישי או בדואר בעיריית סביירוויל, TN City Hall, 120 Gary Wade Blvd, Sevierville, TN 37862, או בעירייה של Sevierville, TN Police Department, 300 Gary Wade Blvd., Sevierville, TN 37862, או בטלפון 865-868-1695, או בדוא"ל אל כתובת דוא"ל זו מוגנת מפני spambots. אתה צריך לאפשר Javascript בכדי לצפות בה., או באינטרנט בכתובת www.seviervilletn.org.

הוכחת אזרחות טנסי על ידי הצגת רישיון נהיגה תקף של טנסי או צורה חלופית של תעודה מזהה נדרשת כתנאי לבדיקה או קבלת עותקים של רשומות ציבוריות.

III. מענה לבקשות רשומות ציבוריות

א. מתאם בקשות לרשומות ציבוריות

1. ה-PRRC יבדוק בקשות לרשומות ציבוריות ויקבע החלטה ראשונית של הדברים הבאים:

א. אם המבקש סיפק ראיות לאזרחות טנסי;

ב. אם הרשומות המבוקשות מתוארות באופן ספציפי מספיק כדי לזהות אותן; ו

ג. אם העיר סביירוויל, TN היא האפוטרופוס של הרשומות.

2. ה-PRRC יאשר את קבלת הבקשה וינקוט בכל אחת מהפעולות המתאימות הבאות:

א. לייעץ למבקש מדיניות זו ולבחירות שנעשו לגבי:

אני. הוכחת אזרחות טנסי;

ii. טפסים נדרשים עבור עותקים;

iii. עמלות (וסף עבודה וויתור, אם רלוונטי); ו

iv. צבירת בקשות מרובות או תכופות.

ב. במידת הצורך, דחה את הבקשה בכתב תוך מתן העילה המתאימה כגון אחת מהאפשרויות הבאות:

אני. המבקש אינו, או לא הציג ראיות לכך שהוא, אזרח טנסי;

ii. הבקשה חסרה ספציפיות;

iii. פטור הופך את הרשומה ללא כפופה לגילוי לפי TPRA;

iv. עיריית Sevierville, TN אינה האפוטרופוס של הרשומות המבוקשות; אוֹ

v. הרשומות לא קיימות.

ג. במידת הצורך, צור קשר עם המבקש כדי לראות אם ניתן לצמצם את הבקשה.

ד. העבר את בקשת הרישומים לאפוטרופוס הרשומות המתאים בעיר סביירוויל, TN.

3. ה-PRRC המיועד הוא:

א. קצין המידע הציבורי של העיר סביירוויל, TN.

ב. מידע ליצירת קשר: City of Sevierville, 300 Gary Wade Blvd, Sevierville, Tennessee 37862, בטלפון 865-868-1695, או בדוא"ל אל כתובת דוא"ל זו מוגנת מפני spambots. אתה צריך לאפשר Javascript בכדי לצפות בה..
 

ב. אפוטרופוס רשומות

1. עם קבלת בקשה לרישומים ציבוריים, אפוטרופוס רשומות יעמיד מיד את הרשומות הציבוריות המבוקשות בהתאם ל-Tenn. Code Ann. § 10-7-503. אם האפוטרופוס של הרשומות אינו בטוח שחל פטור רלוונטי, האפוטרופוס רשאי להתייעץ עם PRRC, עורך דין או OORC.

2. אם לא מעשי, לספק מיד את הרשומות המבוקשות מכיוון שנדרש זמן נוסף כדי לקבוע אם הרשומות המבוקשות קיימות; לחפש, לאחזר או לקבל גישה לרשומות בדרך אחרת; לקבוע אם הרשומות פתוחות; לערוך רשומות; או מסיבות דומות אחרות, אזי ישלח אפוטרופוס רישומים, תוך שבעה (7) ימי עסקים מרגע קבלת הבקשה על ידי אפוטרופוס הרישומים, לשלוח למבקש טופס תגובה מלא לבקשת רשומות ציבוריות אשר מצורף כטופס ב', בהתבסס על הטופס שפותח. על ידי ה-OORC.

3. אם אפוטרופוס רשומות דחה בקשה לרישומים ציבוריים, הוא ידחה את הבקשה בכתב כמפורט בסעיף III.A.2.ב ורשאי להשתמש בטופס התגובה לבקשת רשומות ציבוריות ב.

4. אם אפוטרופוס רשומות קובע באופן סביר שהפקת רשומות צריכה להיות מפולחת מכיוון שבקשת הרשומות היא לנפח גדול של רשומות, או שנדרש זמן נוסף כדי להכין את הרשומות לגישה, האפוטרופוס לרשומות ישתמש בטופס תגובה ב' לבקשת רשומות ציבוריות להודיע ​​למבקש כי הפקת הרשומות תהיה בקטעים וכי לוח ייצור רשומות יינתן במהירות האפשרית. במידת הצורך, על אפוטרופוס הרשומות ליצור קשר עם המבקש כדי לראות אם ניתן לצמצם את הבקשה.

5. אם אפוטרופוס רשומות מגלה שהושמטו רשומות בתגובה לבקשת רישומים, על האפוטרופוס ליצור קשר עם המבקש בעניין ההשמטה ולהמציא את הרשומות במהירות האפשרית.

ג. עיבוד

1. אם יש ברשומה מידע סודי או מידע שאינו פתוח לעיון הציבור, יכין האפוטרופוס הרישומים עותק ערוך לפני מתן הגישה. אם מתעוררות שאלות הנוגעות לסיכוך, על האפוטרופוס של הרשומות לתאם עם עורך דין או גורמים מתאימים אחרים בנוגע לעיון ולעריכה של רשומות. האפוטרופוס של הרשומות וה-PRRC עשויים גם להתייעץ עם ה-OORC.

2. בכל פעם שמסופקת רשומה ערוכה, על אפוטרופוס רישומים לספק למבקש את הבסיס לעריכה. הבסיס שיינתן לעריכה יהיה כללי במהותו ולא יחשוף מידע סודי.

IV. בדיקת רשומות

א. לא יגבה תשלום עבור בדיקת רישומים ציבוריים.

ב. המיקום לבדיקת רשומות בתוך משרדי העיר סביירוויל, TN ייקבע על ידי ה-PRRC או האפוטרופוס של הרשומות.

ג. כאשר קיים בסיס סביר, PRRC או אפוטרופוס רשומות עשויים לדרוש מינוי לבדיקה.

V. עותקים של רשומות

א. אפוטרופוס רשומות יגיב בהקדם לבקשת רישום ציבורי לקבלת עותקים בצורה הכלכלית והיעילה ביותר האפשרית.

ב. עותקים יהיו זמינים לאיסוף במשרד רשמי ייעודי בעיר סביירוויל, TN.

ג. עם תשלום העמלות והדואר, יימסרו עותקים לכתובת ביתו של המבקש על ידי שירות הדואר של ארצות הברית.

ד.מבקש לא יהיה רשאי ליצור העתקים של רשומות בציוד אישי, למעט מצלמות כף יד, לרבות מצלמות טלפון סלולרי. המבקשים עשויים לרכוש התקני אחסון מהעיר סביירוויל, TN, שעליהם יורדו הרשומות.

VI. עמלות וחיובים ונהלים לחיוב ותשלום

אין להשתמש בעמלות וחיובים עבור עותקים של רשומות ציבוריות כדי למנוע גישה לרשומות ציבוריות.    

א. שומרי רשומות יספקו למבקשים אומדן מפורט של החיובים לפני הפקת עותקי רשומות ועשויים לדרוש תשלום מראש של חיובים כאמור לפני הפקת הרשומות המבוקשות.

ב. לא תיגבה אגרה עבור בקשות שגרתיות להעתקי מסמכים קטנים הנגישים בקלות על ידי צוות העירייה כגון סדר יום של ישיבות פומביות ופרוטוקולים מאושרים, הודעות פומביות, דוחות תאונות, דוחות מעצרים ודוחות אירועים. במקרים אחרים שבהם עמלות עבור עותקים ועבודה לא יעלו על $50.00, ניתן לוותר על העמלות. בקשות לוויתור בגין עמלות מעל 50.00$ יש להציג בפני מנהל העיר, אשר מוסמך לקבוע אם ויתור כזה הוא לטובת העיר סביירוויל ולטובת הציבור. לא יוותרו על עמלות הקשורות לבקשות רשומות מצטברות.

ג. עמלות וחיובים עבור עותקים הם כדלקמן:

1. 0.15$ לעמוד עבור עותקים בשחור-לבן בגודל Letter ו-Legal.

2. 0.50$ לעמוד עבור עותקים צבעוניים בגודל Letter ו-Legical, כאשר הם זמינים.

3. העלות בפועל של כל אמצעי אחר שעליו מופק רשומה/מידע.

4. עבודה כאשר הזמן עולה על שעה.

5. אם נעשה שימוש בספק חיצוני, העלויות בפועל המוערכות על ידי הספק.

ד. התשלום יכול להתבצע במזומן, בהמחאה אישית או בכרטיס אשראי ולהציג בפני האפוטרופוס המתאים. כל התשלומים בכרטיס אשראי יכללו עמלות עיבוד כרטיס אשראי.

ה. תשלום מראש לעריכת הרשומות המבוקשות יידרש כאשר העלויות מוערכות לעלות על $50.00.

ו. צבירה של בקשות תכופות ומרובות

1. העיר סביירוויל תצבור בקשות שיא בהתאם למדיניות הבקשות התכופות והמרובות שפורסמה על ידי ה-OORC כאשר יותר מארבע בקשות יתקבלו במהלך חודש קלנדרי (מאדם בודד או מקבוצה של אנשים הנחשבים עובדים יחד) .

2. אם התקבלו יותר מארבע בקשות במהלך חודש קלנדרי:

א. בקשות רשומות יצטברו ברמת PRRC.

ב. ה-PRRC אחראי לקביעה שקבוצה של אנשים פועלת בשיתוף פעולה. ה-PRRC או האפוטרופוס של הרשומות יודיעו לאנשים שהם נחשבו כעובדים בשיתוף פעולה ושיש להם הזכות לערער על ההחלטה ל-OORC.

בקשות לפריטים המשוחררים באופן שגרתי ונגישים בקלות פטורות מסעיף VI.F. רישומים אלה כוללים בין היתר: סדר יום של ישיבות פומביות ופרוטוקולים מאושרים, הודעות פומביות, דוחות תאונות, דוחות מעצרים ודוחות תקריות.